Фокстрот

Етапи документообігу EDI по мережі Фокстрот

Замовлення, які надійшли від мережі потрапляють в перший розділ «Замовлення»

Про отримання нового замовлення постачальник дізнається із повідомлення, яке надходить у вигляді жирно виділеної цифри в розділ «Замовлення» , а також у вигляді звукового повідомлення (звук за бажанням користувача можна вимкнути).

У меню системи є інформативна панель, яка показує на якій стадії знаходиться виконання замовлення. Нові замовлення знаходяться на верхніх позиціях в списку.

Консолідовані замовлення(ORDER), які надійшли від мережі попадають на перший розділ «Замовлення». Оповіщення про отримання нового замовлення приходить у вигляді жирно виділеної цифри червоного кольору, а також у вигляді звукового повідомлення (звук за бажанням користувача можна вимкнути). Додатково, у розділі «Налаштування» можна вказати електронну адресу, та отримувати сповіщення про отримання нових документів на платформі iFinEDI.

Для того, щоб відкрити та переглянути замовлення(ORDER) потрібно натиснути на «непрочитане замовлення».

Розвернеться детальна інформація про замовлення. На даному етапі можна ознайомитися з номенклатурою та кількістю замовлених товарів Мережею.

Після перегляду Замовлення необхідно підтвердити кількість замовленого товару. Це можна зробити у наступному документі Підтвердження замовлення (OrderSP).

Для цього потрібно перевірити замовлену Мережею кількість по товарних позиціях з фактично наявною на складі. В разі відсутності окремого товару, необхідно вказати заплановану до поставки кількість фактичного товару у Підтвердженні замовлення.

Якщо весь замовлений товар є у наявності, тоді потрібно натиснути функцію «Підтвердити замовлення», додатково звернувши увагу на вказану в документі «Дату поставки». Підтверджена кількість товару буде надіслана до Мережі

Якщо в замовленні є товарні позиції, які відсутні у постачальника, їх можна видалити із замовлення.

Якщо в замовленні є товарні позиції, з кількістю яких постачальник не погоджується, їх можна змінити, вказавши ту кількість, яка є в наявності.

Після натискання кнопки «Підтвердити замовлення» документ відправляється до мережі з уже відредагованою інформацією про товарні позиції.

Якщо Підтвердження консолідованого замовлення буде схвалено Мережею в розділ «Замовлення» надійдуть Розподільні замовлення(Order), кожне на окрему точку доставки.

Оповіщення про отримання нового Розподільного замовлення приходить у вигляді жирно виділеної цифри червоного кольору, а також у вигляді звукового повідомлення. Для того, щоб відкрити та переглянути Розподільне замовлення потрібно натиснути на «непрочитане замовлення», яке виділено жирним кольором.

Після перегляду Розподільного замовлення, на його основі необхідно створити Повідомлення про відвантаження (Desadv), вказавши номер відповідного документу, дату поставки і ,при можливості час, час поставки. При цьому, необхідно звернути увагу, що одне, Повідомлення про відвантаження, як правило, формується на одну фактичну поставку товару(відправки машини), тому в разі оформлення декількох партій поставок товару, їх кількість повинна дорівнювати кількості сформованих Повідомлень про відвантаження.

При оформленні торгово-транспортної накладної(ТТН) необхідно обов'язково указати номер накладної, дату накладної та дату відвантаження товару.

За необхідності указується тип ПДВ.

Якщо є потреба, в ТТН змінюється кількість товару, який необхідно відвантажити

Після заповнення всієї необхідної інформації, ТТН відправляється до мережі.

Після відправлення ТТН до мережі даний документ можна роздрукувати та завантажити.

Якщо ТТН необхідно змінити, для цього необхідно натиснути на «Редагувати». Після цього ТТН стане доступною для корегування.

В залежності від кількості товару, який необхідно доставити замовнику, повідомлень про відвантаження може бути декілька.

Відображається кількість транспортних засобів, кількість товару, яку повезе кожен і залишок товару, на який потрібно сформувати ще одне повідомлення про відвантаження.

Повідомлень про відвантаження може бути необмежена кількість.

Дата поставки(повідомлення про відвантаження)-дата складання податкової накладної.

Отже, якщо поставка товару оформлена за допомогою електронних документів, то на платформі електронного документообігу iFinEDI будуть наступні файли:

  • Консолідоване замовлення (Order)
  • Підтвердження замовлення (OrderSP)
  • Розподільне замовлення (Order)
  • Повідомлення про відвантаження (Desadv)

Закритий пакет документів є можливість відправити до архіву, де можна переглянути, завантажити та роздрукувати будь який документ.

Повернутись до інструкції